L4 na liście obecności
5.02.2020
Czy słusznie zakazuję naszym pracownikom umieszczania na liście obecności takich skrótów jak „l4”, „zwolnienie lek” „urlop wypoczynkowy” itd. a zamiast tego proszę o wpisywanie dla każdej nieobecności NO? Co miesiąc przy każdej liście obecności walczę z wiatrakami prosząc o stosowanie się do skrótu NO, ale niestety mało to daje i wciąż mam na liście różne inne skróty usprawiedliwiania nieobecności. Czy RODO ma na to jakiś przepis abym mogła wszystkim go przesłać?
Tak. Jak najbardziej słusznie zakazujesz i mówi o tym zasada minimalizacji danych zawarta w art. 5, ust 1, lit. c) RODO: Dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.
Oczywiście Kadry posiadają informację o tym, czy jestem na urlopie wypoczynkowym czy na zwolnieniu lekarskim, ale czemu ma służyć ta informacja przekazana innym pracownikom? Ci muszą wiedzieć tylko tyle, że osoba jest nieobecna i zupełnie nie powinien ich interesować powód owej nieobecności.
Wydaje mi się jednak, że nie można być niewolnikiem nieznajomości lub celowego ignorowania przepisów przez pracowników. Co zrobić gdy pracownik udostępnia informację o przyczynie swej nieobecności, szczególnie, gdy jest to zwolnienie lekarskie, czyli szczególna kategoria danych? Wydaje się, że może mieć tu zastosowanie przepis, który mówi, że przetwarzanie danych wrażliwych w sposób oczywisty upublicznionych przez osobę, jest dozwolone (Art. 9 ust. 2, lit. e) RODO). Warto więc w nagłówku lub stopce listy obecności napisać krótką legendę i wyraźnie zaznaczyć, jakie znaki są dopuszczone na liście obecności, a jeżeli pracownik uparcie wstawi „l4”, wówczas interpretujemy to, jako upublicznienie tej informacji. Oczywiście upublicznienie w ramach konkretnego zakładu pracy.
